لتفادي تراكم الرسائل في صندوق الوارد.. خطوات إعداد المسح التلقائي في بريد Gmail وoutlook
أصبح التعامل مع صندوق بريد إلكتروني أو أكثر أمراً حيوياً وغاية في الأهمية حتى خارج نطاق العمل الرسمي، ومن بين أبرز الأشياء التي يواجهها كل من يستخدم أي خدمات للبريد الإلكتروني هو تراكم الرسائل الواردة، وفي كثير من الأحيان لا نملك الوقت لتفقد الرسائل كلها، وتحديد أهميتها بالحفظ أو التخلص منها بمسحها، وهو ما يؤدي إلى تراكمها ويورث الشعور بأن هناك عبئاً زائداً أو مجهوداً أكبر ينتظرنا خلال اليوم.
Table of Contents (Show / Hide)
ولكن ما قد لا يعرفه البعض أن خدمات البريد الإلكتروني، وأبرزها Gmail و Outlook توفر خيار إعداد يمكّن المستخدم من تحديد شروط أو أوقات بعينها لتفعيل خاصية تنظيف ومسح الرسائل تلقائياً من صندوق البريد، إليك كيفية تفعيل هذه الخاصية.
إعدادات المسح التلقائي في بريد Gmail
– افتح صندوق البريد واذهب إلى الإعداداتsettings(يشار إليها بعلامة الترس المسنن)
– اضغط على أول خيارSee all settingsلرؤية كل الإعدادات.
– اضغط على خيارFilters and blocked addressesمن أعلى الصفحة حيث الخيارات المتعددة.
– اضغط على خيارCreate new filter.
الآن من نافذة خيارات إعدادات المسح التي ستظهر لك يمكنك تحديد خيارات المسح التلقائي باسم المرسل (حيث يمكنك حجب رسائل بإضافة عنوان بريد بعينه)، أو حجم البريد أو تحديد كلمة مفتاحية متضمنة في البريد المراد مسحه… إلخ. وبحيلة بسيطة لو أردت مسح البريد بعد مرورفترة محددةمثلاً بعد 3 أسابيع أدخل الكود التالي في خانةHas the words:
Older_than:3w
يمكنك تغيير المدة ببساطة بتغيير الرقم 3 لعدد الوحدات الزمنية أو حرف D للأيام وW للأسابيع وM للشهور وY للسنوات، فيصبح الكود لمسح الرسائل أقدم من شهرين كالتالي:
Older_than:2M
ثم بعد ذلك:
– اضغطCreate Filterواختر من القائمة التي ستظهر لك خيارDelete itللمسح تماماً أوArchiveلحفظ البريد المهمل في الأرشيف.
إعدادات المسح التلقائي في بريد outlook
أغلب استخدامات خدمة بريدOutlookعادة ما تخص شركات كبيرة أو هيئات أعمال متوسطة أو حتى صغيرة، فتراكم رسائل البريد غير المهمة أو المقروءة قد يسبب الإحساس بعبء العمل بشكل كبير، ولكن يمكنك التخلص من كل هذا باتباع هذه الخطوات:
– ادخل إلى حساب بريدك فيOutlook.
– اذهب بمؤشر الفأرة إلىInboxثم انقر زر الفأرة الأيمن واذهب إلىpropertiesآخر خيار في القائمة التي ستظهر لك.
– ستظهر لك نافذة متعددة الخيارات، اضغط على تبويبAutoArchive.
– اخترArchive this folder using this settings.
– في النافذة الصغيرة المعنونةClean out items older thanضع عدد الأيام/الشهور التي ترغب في مسح البريد بعدها.
– خيار إضافي يمكنك تحديده هو خيار المسح النهائي أو الإرسال إلى ملف بعينه، يمكنك اختياره بالضغط علىMove old items to.